Piensa en un electricista de toda la vida que guarda las facturas de los últimos diez años en una carpeta de Word llamada «FACTURAS BUENAS». Cada vez que termina un trabajo, abre la última, cambia el nombre del cliente, el importe y el número, y la guarda con otro nombre. Nunca ha tenido un problema. Si le hablas de Verifactu, lo más probable es que te mire como quien escucha hablar de otro impuesto más: «¿Y ahora qué me van a cobrar?».
La respuesta corta es que nada. Pero sí le van a pedir que deje de facturar como lo ha hecho siempre, o al menos que lo haga con un programa que no permita borrar ni retocar una factura sin dejar rastro. Esa es, en una frase, la idea de Verifactu. El resto (plazos, modalidades, códigos QR, huellas encadenadas) son los detalles que vamos a ir desgranando con calma, porque hay mucho ruido y bastante miedo innecesario.
Si solo tienes un minuto
- Verifactu no es un programa ni un impuesto. Es un conjunto de requisitos que debe cumplir el software con el que facturas para que las facturas no se puedan manipular.
- Las fechas oficiales siguen siendo el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, pero Hacienda ha anunciado que las retrasará hasta octubre de 2028. Hasta que no se publique en el BOE, manda lo que dice la norma.
- Si facturas a mano, no te afecta. Si usas cualquier programa, sí. Con Word o Excel hay matices.
- No necesitas gastar mucho. Hacienda tiene una aplicación gratuita que sirve para muchos autónomos con pocas facturas.
- Lo sensato ahora: preguntar a tu proveedor de software si ya está adaptado y, si no usas ninguno, elegir con tiempo y sin prisas.
Las fechas, sin rodeos: lo que vale hoy y lo que se ha anunciado
Empiezo por aquí porque es lo que más confusión genera. Verifactu lleva años anunciándose y aplazándose, y cada retraso ha llenado internet de titulares contradictorios. Así está la situación:
- Desde el 29 de julio de 2025 Los fabricantes y distribuidores de software de facturación ya están obligados a ofrecer programas adaptados al reglamento. Esto no se ha aplazado.
- 1 de enero de 2027 (fecha legal vigente) Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades. Es la fecha que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025.
- 1 de julio de 2027 (fecha legal vigente) Autónomos, comunidades de bienes y el resto de obligados.
- Octubre de 2028 (anunciado, pendiente de aprobar) El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que aplazará las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028 para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Falta la norma que lo haga oficial.
Fíjate en el matiz, porque es importante: un anuncio no cambia la ley. Mientras el aplazamiento no aparezca en el BOE, las fechas que obligan son las de 2027. Lo razonable es pensar que el retraso saldrá adelante, porque los dos anteriores también lo hicieron, pero no te conviene organizar tu negocio sobre una nota de prensa.
Y un detalle que se pasa por alto: Hacienda ha dicho que los requisitos técnicos se mantendrán «en términos sustancialmente equivalentes». Es decir, se mueve el calendario, no las reglas del juego. Todo lo que leas a partir de aquí seguirá siendo válido cuando llegue la fecha definitiva.
Qué es Verifactu, contado con una factura
La explicación técnica suena a jerga de inspector, así que vamos con un ejemplo. Imagina que tienes una pequeña tienda de bicicletas y emites la factura número 245 por una reparación de 80 euros.
Con un programa adaptado, en el momento de emitirla ocurren tres cosas que antes no pasaban:
- Se crea un registro de facturación con los datos básicos de esa factura: quién la emite, a quién, cuándo, por cuánto y con qué impuestos.
- Ese registro lleva una huella digital (un código calculado a partir de sus datos) que también incluye la huella del registro anterior. Es como una cadena: si alguien borra o cambia la factura 244, la cadena se rompe y se nota.
- La factura impresa o el PDF incluye un código QR. Tu cliente puede escanearlo con el móvil y comprobar en la web de la Agencia Tributaria que esa factura existe tal cual.
¿Y si te equivocas en el importe? Exactamente igual que ahora: emites una factura rectificativa. Lo que ya no puedes hacer es abrir la 245, cambiar el 80 por un 50 y guardar como si nada. Para eso existe todo esto.
Verifactu no busca saber más de ti. Busca que lo que ya declaras no se pueda maquillar después.
La base legal viene de lejos. La Ley 11/2021, la conocida como ley antifraude, prohibió el software que permite llevar una contabilidad paralela o alterar registros. El Real Decreto 1007/2023 desarrolló los requisitos que deben cumplir los programas, y una orden ministerial de octubre de 2024 concretó los detalles técnicos. El nombre, por cierto, viene de «VERI*FACTU», que es como Hacienda bautizó la modalidad de envío automático de la que hablaremos enseguida.
Si alguna vez has llevado tus facturas en una hoja de cálculo bien montada, te sonará el problema: es cómodo, pero nada impide cambiar una cifra. Esa comodidad es justo lo que se acaba. Si quieres seguir usando Excel para analizar tus números, perfecto (tenemos una guía de Excel avanzado con macros para eso), y lo mismo vale si prefieres automatizar Google Sheets. Pero para emitir las facturas tendrás que usar un programa adaptado.
¿Me afecta? Cinco preguntas para salir de dudas
Responde en orden. En cuanto una respuesta te saque del sistema, puedes dejar de leer esta sección.
- ¿Tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra? Si tributas en territorio foral, no te aplica Verifactu: allí tienen sus propios sistemas, como TicketBAI en Euskadi.
- ¿Estás en el SII, el Suministro Inmediato de Información del IVA? Si es así, ya envías tus facturas a Hacienda casi en tiempo real y quedas fuera. Suele ser el caso de empresas grandes o de quien se apuntó voluntariamente.
- ¿Facturas a mano, con un talonario? El reglamento regula los sistemas informáticos. Las facturas escritas a mano o a máquina no pasan por ninguno, así que no te afecta.
- ¿Usas Word o Excel como simple plantilla? Aquí está la zona gris. Según la interpretación que ha trasladado la Agencia Tributaria, si solo rellenas, imprimes y guardas, no se considera un sistema de facturación. Si la hoja numera sola, guarda un histórico y calcula tus libros de registro, sí podría serlo. En la duda, mi consejo es no jugársela.
- ¿Usas cualquier programa, app o TPV para emitir facturas o tickets? Entonces te afecta, seas autónomo, sociedad, comunidad de bienes o asociación que factura. Da igual que factures mucho o poco: no hay un mínimo.
Un apunte que suele sorprender: también entran las facturas simplificadas, es decir, los tickets. Un bar o una peluquería que cobra con un TPV conectado a un programa también tiene que adaptarse.
Las dos formas de cumplir: enviar o guardar
El reglamento te deja elegir entre dos caminos. Casi todos los programas serios ofrecen ambos, aunque la mayoría empuja hacia el primero, y con razón.
| Modalidad VERI*FACTU | Modalidad sin envío | |
|---|---|---|
| Qué pasa con cada factura | El programa envía el registro a Hacienda automáticamente al emitirla | El registro se queda en tu sistema, protegido |
| Firma electrónica de los registros | No hace falta | Obligatoria |
| Registro de eventos | No hace falta | Obligatorio (accesos, errores, exportaciones…) |
| Si Hacienda te pide los datos | Ya los tiene | Tienes que enviárselos cuando te los requiera |
| Lo que pone la factura | Código QR y la mención «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» | Código QR |
| Para quién encaja | La gran mayoría de autónomos y pymes | Empresas con sistemas propios y equipo técnico |
Mucha gente se resiste al envío automático por una cuestión de sensación: «no quiero que Hacienda vea mis facturas al momento». Lo entiendo, pero piénsalo un segundo. Esas mismas facturas ya las declaras cada trimestre en el IVA y, si tus clientes son empresas, ellos también las declaran. La modalidad sin envío no te da más privacidad; te da más trabajo técnico y más formas de equivocarte.
Un detalle práctico: si eliges VERI*FACTU, el reglamento te obliga a mantenerlo hasta que termine el año natural. No puedes ir cambiando de modalidad según te convenga cada mes.
Lo que debe hacer (y demostrar) un programa adaptado
Todos los programas dicen ya en su web que «cumplen Verifactu». Para no fiarte solo del marketing, esto es lo que tienes que comprobar:
- Declaración responsable del fabricante. Es un documento en el que el desarrollador certifica que el programa cumple el reglamento. Debe estar accesible desde el propio programa o en su web. Si no la encuentras, pregunta; si no te la enseñan, desconfía.
- Código QR en todas las facturas, completas y simplificadas, en el formato y tamaño que marca la norma.
- Imposibilidad de borrar o editar facturas emitidas. Lo que debe permitirte es anularlas o rectificarlas, dejando constancia.
- Numeración correlativa automática, con series si las necesitas (por ejemplo, una para rectificativas).
- Exportación de tus datos. Las facturas son tuyas. Si mañana cambias de programa, tienes que poder llevártelas.
- Conexión con tu gestoría, ya sea por acceso directo o por exportación en un formato que tu asesor pueda importar sin pelearse.
- Que funcione sin conexión o con conexión intermitente, si trabajas en obras, en ferias o en zonas con mala cobertura. Los buenos programas guardan el registro y lo envían en cuanto vuelve la conexión.
Y una pregunta que casi nadie hace y que te ahorra disgustos: ¿qué pasa con tus facturas si dejas de pagar la suscripción? Algunos programas te dejan consultarlas en modo lectura; otros, no. Tienes obligación de conservar tus facturas durante años, así que guarda siempre una copia propia. Si no tienes un sistema montado, nuestra guía de copias de seguridad bien hechas te lleva de la mano.
Qué programa te conviene según cómo trabajas
No existe «el mejor programa de facturación con Verifactu». Existe el que encaja con tu forma de trabajar, y lo que para una diseñadora gráfica es perfecto, para una ferretería con almacén es insuficiente. Por eso, en lugar de una lista de veinte nombres, te propongo partir de tu caso:
Autónomo con pocas facturas al mes
Diseñadores, traductores, profesores particulares, técnicos que facturan a pocos clientes.
Necesitas algo sencillo: crear la factura, enviarla por correo y olvidarte. Te sobran el control de stock, los presupuestos con varias versiones o la contabilidad completa.
Mi consejo: prueba primero la aplicación gratuita de Hacienda. Si se te queda corta, un programa en la nube de cuota baja, con plantillas y envío por email, te sobra.
Autónomo con gestoría
El caso más habitual: tú facturas, tu asesor hace los impuestos.
Antes de elegir nada, habla con tu gestoría. Muchas trabajan con un programa concreto y te ofrecen acceso a él, a veces incluido en la cuota. Así tus facturas les llegan solas y evitas el baile de PDF cada trimestre.
Mi consejo: usa el programa que te recomiende tu asesor, salvo que te resulte incómodo de verdad. La comodidad compartida vale más que cualquier función extra.
Comercio, bar o negocio con mostrador
Tiendas, hostelería, peluquerías, talleres que cobran en el momento.
Aquí lo importante es el TPV: la caja registradora, el lector de códigos, la impresora de tickets. Tu programa de facturación probablemente sea el mismo software del TPV, así que la pregunta es si el fabricante lo ha adaptado.
Mi consejo: llama a quien te instaló el TPV y pide por escrito la declaración responsable. Si es un equipo antiguo sin soporte, este es buen momento para renovarlo.
Pyme con varios empleados, stock o proyectos
Distribuidoras, pequeñas industrias, agencias, empresas de servicios con equipo.
Te conviene un programa de gestión más completo (un ERP, en la jerga) que una facturación, compras, almacén, contabilidad e incluso nóminas. Verifactu es solo una pieza más.
Mi consejo: elige pensando también en la factura electrónica obligatoria entre empresas, que llegará en paralelo. Un programa que resuelva las dos cosas a la vez te evita una segunda migración.
Quien sigue con Word o Excel
Como el electricista del principio.
Tienes tres salidas: pasarte a facturas a mano (poco práctico), usar la aplicación gratuita de Hacienda o adoptar un programa sencillo. Mantener la plantilla y añadirle un QR pegado no sirve: el código tiene que salir de un registro generado por un sistema adaptado.
Mi consejo: aprovecha el aplazamiento para cambiar con calma, no la última semana.
Algunos nombres que vas a encontrar
Para que te orientes, estos son algunos de los programas más extendidos en España que ofrecen modalidad Verifactu. No es un ranking y no cobramos por mencionarlos; precios y planes cambian a menudo, así que compruébalos en su web y pide siempre la declaración responsable:
| Tipo | Ejemplos | Encaja con |
|---|---|---|
| Facturación sencilla en la nube | Quipu, Billin, Invoo, Declarando | Autónomos y profesionales |
| Gestión en la nube para pymes | Holded, Zoho Books, Alegra | Pymes y autónomos con equipo |
| Programas de gestoría y despacho | Sage, a3 (Wolters Kluwer) | Clientes de asesorías que ya los usan |
| ERP completo y ampliable | Odoo | Empresas con procesos propios |
| Gratis y oficial | Aplicación de facturación de la AEAT | Autónomos con facturación básica |
Casi todos ofrecen un periodo de prueba. Úsalo de verdad: emite tres o cuatro facturas reales de prueba, haz una rectificativa, exporta los datos y comprueba cómo lo recibiría tu gestoría. En una tarde sabes si te entiendes con él. Si estás arrancando un proyecto, en nuestra guía de herramientas para startups tienes otras piezas para montar el negocio sin gastar de más.
La aplicación gratuita de Hacienda: para quién sí y para quién no
Es la gran desconocida. La Agencia Tributaria ofrece en su sede electrónica una aplicación para emitir facturas que cumple Verifactu de serie y no cuesta nada. Funciona desde el navegador, sin instalar nada, y envía los registros directamente.
Para entrar necesitas identificarte con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico. Si nunca has configurado ninguno, merece la pena hacerlo bien y con seguridad; te lo explicamos en nuestra guía para proteger tu identidad digital. Puedes facturar en tu nombre o a través de un representante con el apoderamiento correspondiente, algo útil si tu gestoría te echa una mano.
Ahora, lo que conviene saber antes de lanzarse:
- No emite facturas simplificadas. Cada factura debe llevar destinatario identificado, así que no sirve para tickets de mostrador.
- Un único destinatario por factura y algunas claves de régimen especial no están disponibles.
- Tus facturas se quedan dentro. No puedes exportarlas a otro programa, lo que complica un cambio futuro.
- No hay límite de facturas, ni anual ni mensual.
En la práctica, para un autónomo que emite unas pocas facturas a empresas o particulares identificados, es suficiente y te ahorras una cuota. Para un comercio, para quien necesita presupuestos o informes, o para quien quiere tenerlo todo conectado con su gestoría, se queda corta. Tienes toda la información en la página oficial de la aplicación.
Verifactu y factura electrónica: parecidos, pero no son lo mismo
Esta es la confusión del año, y se entiende: llegan casi a la vez y las dos tienen que ver con facturas y con Hacienda. Pero resuelven problemas distintos.
| Verifactu | Factura electrónica obligatoria | |
|---|---|---|
| Qué busca | Que tus facturas no se puedan manipular | Que las facturas entre empresas viajen en formato digital estructurado |
| A quién afecta | A todas tus facturas, también a particulares | Solo a las facturas entre empresas y profesionales |
| Formato | Vale un PDF o papel con su QR | Un archivo estructurado (como Facturae o UBL); un PDF no basta |
| Plazos | Los vistos más arriba | Octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones y octubre de 2028 para el resto |
| Norma | Real Decreto 1007/2023 | Real Decreto 238/2026 y Orden HAC/1028/2026 |
La buena noticia es que, si el aplazamiento sale adelante, la mayoría de autónomos y pymes tendrá que cumplir las dos cosas en la misma fecha. Y la mejor noticia: un buen programa resuelve ambas. Por eso, si vas a elegir ahora, pregunta también por la factura electrónica. Y para las facturas que recibes en papel, una app de escaneo te ayuda a digitalizarlas; tienes las mejores en nuestra guía de alternativas a Microsoft Lens.
Los errores que más estoy viendo
En los foros y grupos de autónomos las dudas se repiten, y casi siempre esconden alguno de estos errores:
«Como lo han aplazado, ya lo miraré»
Es humano, pero es el error de siempre. Los aplazamientos anteriores también llevaron a mucha gente a dejarlo para el final, y el último mes los programas se saturan, los soportes técnicos no dan abasto y las gestorías se vuelven locas. Un cambio de programa hecho con calma es una tarde de trabajo; hecho con prisa, un mes de dolores de cabeza.
Pagar por un programa enorme que no necesitas
Algunos comerciales aprovechan el miedo para vender suites completas con contabilidad, nóminas y CRM a autónomos que emiten cinco facturas al mes. Si no lo vas a usar, no lo pagues.
Creer que el QR lo hace todo
He visto plantillas de Word con un QR genérico pegado en una esquina. No sirve. El código tiene que contener los datos de esa factura y enlazar con su registro.
No preguntar a la gestoría
Elegir un programa por tu cuenta y descubrir después que tu asesor no puede importar tus datos es un clásico. Una llamada de cinco minutos lo evita.
Olvidar los tickets
Quien vende al público a veces piensa que esto solo va de facturas «de verdad». Los tickets, que en realidad son facturas simplificadas, también entran.
Y un riesgo que no conviene minimizar: la ley antifraude prevé multas de 50.000 euros por cada ejercicio para quien use un programa que no cumpla o que esté manipulado, y de 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de programa para quien los fabrique o los venda. No es para asustar a nadie, pero sí para no tomárselo a broma.
Tu plan en cinco pasos, empezando hoy
- Haz el test de arriba y confirma si te afecta. Si tributas en País Vasco o Navarra, estás en el SII o facturas a mano, puedes parar aquí.
- Habla con tu gestoría y pregúntale qué programa usa y si te conviene el mismo.
- Si ya usas un programa, pide la declaración responsable y pregunta cuándo activarán la modalidad VERI*FACTU en tu cuenta.
- Si no usas ninguno, prueba dos o tres opciones, incluida la aplicación gratuita de Hacienda, con facturas reales de prueba.
- Cambia antes de la fecha, a ser posible al empezar un trimestre, para no mezclar sistemas en una misma declaración de IVA.
Y si te gusta automatizar tareas, una vez tengas el programa en marcha, echa un vistazo a nuestras herramientas de IA gratis para profesionales: hay varias que te ahorran tiempo con presupuestos, correos a clientes y seguimiento de cobros.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu es obligatorio ya?
Para los usuarios, todavía no. Las fechas legales vigentes son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, y Hacienda ha anunciado que las retrasará hasta octubre de 2028. Para los fabricantes de software, la obligación de ofrecer programas adaptados ya está en vigor.
¿Tengo que pagar algo a Hacienda por Verifactu?
No. Verifactu no es un impuesto ni una tasa. Lo que puede costarte dinero es el programa de facturación, aunque la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita.
¿Puedo seguir haciendo facturas con Word o Excel?
Si usas el documento como simple plantilla para rellenar, imprimir y guardar, la Agencia Tributaria entiende que no es un sistema de facturación. Si la hoja guarda un histórico, numera sola o genera tus libros de registro, puede considerarse uno y tendría que cumplir los requisitos. Lo más seguro es pasarte a un programa adaptado o a la aplicación gratuita de Hacienda.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura emitida?
Lo mismo que ahora: emites una factura rectificativa. Lo que no podrás hacer es editar o borrar la factura original, porque el programa tiene que dejar constancia de cualquier cambio.
¿Hacienda verá mis facturas en tiempo real?
Si eliges la modalidad VERI*FACTU, el programa le envía un registro de cada factura al emitirla. Si eliges la modalidad sin envío, los registros se quedan en tu sistema y solo los envías si te los piden. En ambos casos son datos que ya declaras en tus impuestos.
¿Verifactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No. Verifactu impide manipular las facturas y afecta a todas, también a particulares. La factura electrónica obligatoria exige un formato digital estructurado en las facturas entre empresas y profesionales. Un buen programa puede resolver las dos a la vez.
Lo que haría yo en tu lugar
Si yo fuera el electricista del principio, no me compraría nada todavía. Probaría la aplicación de Hacienda con las facturas de un mes y vería si me apaño. Lo más probable es que tardase menos que con la plantilla de Word. ¿Y los presupuestos? Seguiría haciéndolos en Word sin ningún problema, porque un presupuesto no es una factura.
No es el caso de todo el mundo, pero ilustra la idea de fondo. Verifactu da más miedo del que merece. Con un poco de tiempo, una conversación con tu gestoría y una tarde de pruebas, lo tienes resuelto. El aplazamiento es una oportunidad para hacerlo con calma, no una excusa para olvidarlo. Y cuando llegue la fecha, sea la de 2027 o la de 2028, tú ya estarás a otra cosa.
